Нет причин тратить деньги и человеческие ресурсы, свое время на устаревшие процессы. Отныне первичные документы можно подписать с помощью электронной подписи, причем времени на это тратится минимум. Подробнее о внедрении электронного документооборота в нашем городе, расскажет Житомир Yes.
Этапы внедрения
Стоит отметить, что переход от бумажного на электронный документооборот является процессом постепенным, требует реализации в нескольких шагах.
Шаг 1. В первую очередь происходит исследование того, какие программные продукты для электронного документооборота предлагают современные разработчики. После определения потребностей, выбора решения, подходит время для следующего шага.
Шаг 2. Переход на систему электронного документооборота сотрудников. При этом должно проводиться соответствующего уровня обучение. Человеческая психика, по статистическим данным, в 80% случаев воспринимает нововведения отрицательно. На начальном этапе можно снять страхи, отрицания. Для этого необходимо обучение и объяснение. На улучшение процесса перехода повлияют мотивационные стимулы, выдержка адаптационного периода.
Большое количество сервисных, продуктовых компаний уже начинают переходить на систему электронного документооборота. Уже реализованы проекты для промышленных, логистических и добывающих предприятий, АЗС. Бренды «Эпицентр», «Киевстар», «Nissan», «OKKO», «Amway», «SOCAR», «Водафон».
Преимущества электронного документооборота
- Сокращение денежных, временных затрат, ведь не стоит закупать бумагу для того, чтобы распечатать первичные документы. Не расходуются в результате этого деньги на оплату почтовых услуг, или обслуживание офисной техники.
- Бизнес-процессы благодаря внедрению электронного документооборота оптимизируются. Сотрудники освобождаются от рутинной работы, освобождается время для приоритетных задач. «Бумажные архивы» не нужно будет поддерживать.
- Юридическая сила электронных документов такая же, как и бумажных документов.
Электронный документооборот в Житомире
Мэр Сергей Сухомлин сообщил о переходе на электронный документооборот. Также он отметил, что не будет требовать ответов в бумажном виде. То есть обращение можно отправлять в бумажном виде, но ответ все же в электронном виде.
Программа «е-Город» помогает в реализации окончательного перехода на электронный обмен документами. Напомним, 4 сентября принято Кабинетом министров решение об окончательном переходе на электронный документооборот. Государственные органы в свою очередь провели соответствующие организационные настройки в системе электронного документооборота. Переход на такую форму является приоритетным, ведь в значительной степени сокращает время на доставку, обработку корреспонденции. Все данные будут приходить через прогрессивные, новые сервисы и платформы.
Переход на электронный документооборот станет первым шагом полноценной цифровизации. Все больше городов начинают переходить к электронному документообороту. Это направление является приоритетным.
