Перехід на електронний документообіг в Житомирі

Перехід на електронний документообіг в Житомирі

Немає причин витрачати гроші та людські ресурси, свій час на застарілі процеси. Відтепер первинні документи можна підписати за допомогою електронного підпису, причому часу на це витрачається мінімум. Детальніше про впровадження електронного документообігу в нашому місті, розповість Житомир Yes.

Етапи впровадження

Варто відмітити, що перехід від паперового на електронний документообіг є процесом поступовим, потребує реалізації в декількох кроках.

Крок 1. В першу чергу відбувається дослідження того, які програмні продукти для електронного документообігу пропонують сучасні розробники. Після визначення потреб, вибору рішення, підходить час для наступного кроку.

Крок 2. Перехід на систему електронного документообігу співробітників. При цьому має проводитися відповідного рівня навчання. Людська психіка, за статистичними даними, у 80% випадків сприймає нововведення негативно. На початковому етапі можна зняти страхи, заперечення. Для цього необхідне навчання та пояснення. На покращення процесу переходу вплинуть мотиваційні стимули, витримка адаптаційного періоду.

Велика кількість сервісних, продуктових компаній вже починають переходити на систему електронного документообігу. Вже реалізовані проекти для промислових, логістичних та видобувних підприємств, АЗС. Бренди «Епіцентр», «Київстар», «Nissan», «OKKO», «Amway», «SOCAR», «Водафон».

Переваги електронного документообігу

  1. Скорочення грошових, часових витрат, адже не варто закуповувати папір для того, щоб роздрукувати первинні документи. Не витрачаються внаслідок цього гроші на оплату поштових послуг, чи обслуговуванні офісної техніки.
  2. Бізнес-процеси завдяки впровадженню електронного документообігу оптимізуються. Співробітники звільняються від рутинної роботи, звільняється час для пріоритетних задач. «Паперові архіви» не потрібно буде підтримувати.
  3. Юридична сила електронних документів така ж, як і паперових документів.

Електронний документообіг в Житомирі

Мер Сергій Сухомлин повідомив про перехід на електронний документообіг. Також він зазначив, що не вимагатиме відповідей у паперовому вигляді. Тобто звернення можна відправляти в паперовому вигляді, але відповіді все ж в електронному.

Програма «е-Місто» допомагає в реалізації остаточного переходу на електронний обмін документами. Нагадаємо, 4 вересня ухвалено Кабінетом міністрів рішення про остаточний перехід на електронний документообіг. Державні органи в свою чергу провели відповідні організаційні налаштування у системі електронного документообігу. Перехід на таку форму є пріоритетним, адже в значній мірі скорочує час на доставку, обробку кореспонденції. Всі дані будуть приходити через прогресивні, нові сервіси та платформи.

Перехід на електронний документообіг стане першим кроком до повноцінної цифровізації. Все більше міст починають переходити до електронного документообігу. Цей напрямок є пріоритетним.

Перехід на електронний документообіг в Житомирі